Déjà très présentes dans le quotidien de l’administration municipale et des citoyens, les technologies numériques en constante évolution transforment à un rythme exponentiel les processus de création, de réception, de conservation et de transmission de l’information et des documents. À la fin de l’année 2017, le gouvernement du Québec annonçait les grandes lignes de sa stratégie de transformation numérique et c’est maintenant toute l’administration provinciale qui prend le virage, notamment en se mouvant vers une plus grande accessibilité des services au public via les technologies numériques. Dans l’administration municipale, les documents naissent depuis longtemps déjà principalement sur support technologique, mais il demeure encore des réticences à conserver sur ce support d’information jusqu’au sort final des documents, en particulier pour certaines pièces à forte valeur. Une incertitude est bien palpable sur les risques associés à la conservation numérique, mais surtout sur les aspects légaux qui la concernent. Quelles sont donc ces obligations légales spécifiquement applicables qu’il nous faut connaître?
La gestion documentaire a toujours été considérée comme une activité superflue, voire inutile. Les gestionnaires se fient souvent à leurs adjointes administratives pour faire ce travail puisque que ce n’est que du « classement » après tout. Vraiment?
Pourquoi ne pas commencer la transformation numérique en mettant en place les outils qui permettront de passer d’une gestion des documents majoritairement papier à une gestion des documents électroniques?
Tous les organismes publics sont soumis à la législation visant à préserver l’information pertinente pour leurs besoins ou l’exercice de leurs activités et conservés pour leur valeur d’information générale.
Lorsque vient le temps de faire le choix d’une entreprise-conseil pour la gestion efficace et efficiente de vos documents, il est essentiel de procéder à une évaluation des paniers de services offerts sur le marché.
Depuis quelques années, un nombre croissant d’organisations s’est donné comme objectif de diminuer progressivement leur masse documentaire en format papier avec le but ultime d’éliminer complètement ce type de support. Certains se sont lancés à corps perdu dans cette entreprise et ont commencé à numériser, en totalité ou en partie, leurs documents existants en format papier avec très peu de planification, voire aucune. D’autres, réalisant l’ampleur de la tâche, ont décidé de remettre le projet aux calendes grecques.
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Quand certains joueurs ne veulent pas faire partie de l’équipe