Schéma de classification

Schéma de classification pour les documents administratifs

Tout organisme doit se doter d’un schéma de classification pour l’organisation de ses documents administratifs actifs et la constitution de dossiers en format papier et technologique. LAIM (L’Association Information et Management) estime à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver. L’IDC (International Data Corporation) l’estime à 7 h 40.

Quoi qu’il en soit, mettre la main sur l’information pertinente peut être un exploit en soi, notamment en raison des nombreuses façons de structurer son information, qui peuvent être aussi nombreuses que les utilisateurs. Plus qu’une obligation légale pour les ministères et organismes gouvernementaux, le schéma de classification est un outil indispensable pour tous les types d’organisation.

De par sa fonctionnalité, le schéma de classification représente de façon hiérarchique les activités d’une organisation, permettant de classer les documents plus facilement et surtout de le faire de façon uniforme et constante.

Pierre d’assise d’un système performant de GID, le schéma de classification, établi selon des principes directeurs clairement définis et selon la réalité des utilisateurs, ne pourra qu’apporter avantages et performance :

  • Accélérer le classement
  • Favoriser l’accès
  • Faciliter la prise de décision
  • Assurer la sécurité des documents et la protection des données personnelles
  • Faciliter la collaboration entre collègues et éviter la prolifération de doublons
  • Faciliter la continuité des opérations malgré le roulement de personnel
  • Avoir une vision globale de l’information
  • Gérer tous les types de documents

Une telle structure hiérarchique facilitera l’application des règles de conservation, autre outil essentiel pour le contrôle de la masse documentaire et la constitution du patrimoine organisationnel.

Arborescence de répertoires

Le schéma de classification peut être intégré soit à votre solution de GID soit à votre arborescence Windows. Les spécificités pour chacune seront évidemment différentes, mais les avantages seront certains!