Gouvernance
Plan de gouvernance documentaire –
Gestion intégrée des documents
Gestion des documents papier – Gestion des documents technologiques – Numérisation – Cadre normatif – Solution de GID – Collaboration
Votre organisation veut se doter des outils nécessaires pour appliquer les bonnes pratiques de gestion documentaire afin de mettre de l’ordre dans ce qui peut devenir une situation incontrôlable : prolifération des documents papier, répertoires électroniques qui débordent, destruction ou conservation des documents en fin de vie, numérisation et destruction des originaux, vous hésitez sur les procédures à employer.
La réalisation d’un plan de gouvernance apportera les réponses et vous guidera vers les actions à entreprendre, un pas à la fois !
L’Audit
Première étape du plan de gouvernance, l’audit permet d’analyser l’existant pour l’actualiser ou le bonifier
Ensemble, nous analyserons les éléments suivants :
- Les outils servant à la gestion de vos documents
- Les processus de gestion documentaire actuels
- Les types de documents qui servent à la réalisation de vos activités
- La quantité de documents entreposée dans vos locaux ou à l’extérieur
- Les technologies utilisées
Nous prenons également bonne note de vos problématiques et de vos attentes en tant que gestionnaires ou décideurs, mais surtout, nous impliquons les utilisateurs parce que nous savons qu’ils seront les principaux acteurs dans le déploiement des outils documentaires et que c’est sur eux que reposent l’adhésion et la pérennité du système.
Diagnostic
L’établissement d’un diagnostic s’ensuit afin d’évaluer les processus actuels de gestion des documents.
Une attention particulière est portée sur les pratiques de gestion de tous les types de documents technologiques : fichiers bureautiques, courriels, copies de sécurité, etc.
Les mesures de protection appliquées ou non pour la gestion des documents essentiels ou confidentiels et des documents qui contiennent des renseignements personnels sont aussi évaluées.
En confrontant les façons de faire actuelles et leur degré de conformité avec les lois et les bonnes pratiques du métier, une recension des problématiques est alors possible.
Recommandations
L’étape suivante consiste à dresser la liste des cibles à atteindre, à identifier les actions à réaliser et à établir les principes de gouvernance à mettre en application.
Il en découle un plan de match appuyé par un échéancier de réalisation et une évaluation des efforts et des investissements financiers nécessaires à la mise en application du projet.