Politiques et procédures

Mettre en place un cadre normatif pour les utilisateurs du système de GID constitue un élément clé de son utilisation, mais également un moyen d’en assurer la pérennité.

Nous offrons notre expertise pour développer et mettre en œuvre des outils qui vous permettront de préciser vos attentes et les mesures à prendre pour les atteindre.

Trois outils principaux sont entre autres nécessaires pour atteindre ces objectifs: une politique, un guide et une procédure.

Politique pour la gestion intégrée des documents

Dans le cas des organismes publics québécois, cette politique, aussi appelée Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs, est une exigence de la Loi sur les archives.

Ce document normatif officialise et encadre, pour les organismes publics et privés, les règles et procédures pour la gestion des documents en définissant les éléments suivants :

  • L’objet de la politique
  • Le cadre juridique
  • Les objectifs visés
  • Les principes généraux
  • Les rôles et responsabilités de chaque utilisateur

Guide pour les utilisateurs du système de GID

Outil contenant l’information de base nécessaire au fonctionnement d’un système de gestion intégrée des documents, il est conçu et développé selon les technologies utilisées afin de gérer de façon efficace et rentable les documents relatifs aux activités de votre organisation.

Il contient entre autres les informations suivantes :

  • Les instructions pour le classement, la conservation et l’utilisation des documents
  • Le schéma de classification
  • Le calendrier de conservation
  • Un lexique propre à la GID

Procédures de gestion de l’accès aux documents et de protection des renseignements personnels.

Mesures à mettre en place par les organismes publics afin de respecter les modalités de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, cet outil spécifie les façons de faire pour répondre aux exigences de la Loi pour élaborer et maintenir à jour un Registre communication des renseignements personnels et un Inventaire des fichiers de renseignements personnels