Tout est dit : un document original, c’est papier, donc légal! Raison souvent invoquée pour ne pas passer au tout numérique.

La transformation numérique implique un changement dans les façons de faire et une prise de connaissance des mises à jour législatives.  La méconnaissance des lois relatives à la reconnaissance et la légalité des documents numériques dans la gestion des affaires courantes rendent souvent difficile l’abandon progressif de la gestion des documents papier. Paradoxalement, ce sont souvent les services juridiques qui freinent tout changement dans les façons de faire.

Les lois sont pourtant claires.  Les documents technologiques ont la même valeur que les documents papier, qu’ils contiennent ou non une signature.

Prendre connaissance des lois [1]

Les conditions en matière de validité des documents et de signatures électroniques sont prévues à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et au Code civil du Québec.

La valeur juridique d’un document technologique

L’article 5 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information spécifie que :

« La valeur juridique d’un document, notamment le fait qu’il puisse produire des effets juridiques et être admis en preuve, n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support ou une technologie spécifique a été choisi.

Le document dont l’intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu’il soit sur support papier ou sur un autre support, dans la mesure où, s’il s’agit d’un document technologique, il respecte par ailleurs les mêmes règles de droit.

Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d’affirmer, ni de dénier que l’intégrité en est assurée peut, selon les circonstances, être admis à titre de témoignage ou d’élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve, comme prévu à l’article 2865 du Code civil».

Le Code civil spécifie que :

« La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement. » (art. 2827)

« Le commencement de preuve peut résulter d’un aveu ou d’un écrit émanant de la partie adverse, de son témoignage ou de la présentation d’un élément matériel, lorsqu’un tel moyen rend vraisemblable le fait allégué » (art. 2865) 

Lorsque la loi exige l’emploi d’un document, cette exigence peut être satisfaite par un document technologique dont l’intégrité est assurée :

• Si une loi exige l’emploi d’un document, un document technologique peut être utilisé si l’intégrité de ce  document est assurée et si cette loi ne comporte pas d’exigences spécifiques quant au support du document;
• Pour conserver sa valeur juridique, un document doit être maintenu dans son intégrité durant tout son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction ;
• La valeur juridique d’un document et la possibilité de le produire en preuve n’est pas tributaire du fait qu’il soit sur un support papier ou sur un autre support. Elle découle du fait que le document est maintenu dans son intégrité. Dès lors que l’intégrité d’un document est assurée, il peut servir aux mêmes fins et produire les mêmes effets juridiques que le document sur support papier dans les situations où il respecte les règles de droit qui lui sont applicables;
• La valeur juridique d’un document s’apprécie en fonction du fait que l’intégrité du document puisse être assurée, et non du seul fait qu’un support ou une technologie a été choisi;
• Un exemplaire imprimé et celui de l’ordinateur ont la même valeur juridique. Grâce au principe de neutralité médiatique, le même document peut passer d’un support à l’autre tout en gardant la même valeur aux yeux de la loi pour autant que l’intégrité de l’information soit préservée;
• La valeur juridique d’un document qui présente la qualité d’intégrité a la valeur juridique équivalente d’un document sur support papier. C’est un écrit qui peut servir de preuve devant les tribunaux;
• La valeur juridique d’un document dont on ne peut affirmer son intégrité, par exemple, une entente conclue par courriel non sécurisé a la valeur juridique équivalente de la parole. Il peut, selon les circonstances, être admis à titre de témoignage ou d’élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve comme prévu à l’article 2865 du Code civil du Québec;
• Un document dont on ne sait pas si l’intégrité en est assurée peut être utilisé dans les mêmes cas où la parole aurait suffi, notamment pour conclure des contrats comme on peut le faire verbalement par téléphone.

L’intégrité d’un document technologique

L’Article 6 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information spécifie que :

« L’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.

L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction.

Dans l’appréciation de l’intégrité, on doit prendre en considération entre autres les mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie. »

• Un document réalisé au moyen des technologies de l’information peut servir aux mêmes fins qu’un document sur support papier s’il respecte les mêmes critères d’intégrité et toutes les autres règles de droit relatives au document;
• Un acte nécessitant par exemple, la signature d’un notaire peut être réalisé électroniquement. Les mêmes règles de droit continuent de s’appliquer, quel qu’en soit le support;
• La condition pour qu’un document produise des effets juridiques et être admis en preuve est le maintien de son intégrité.

Définir l’intégrité d’un document

Selon l’article 6 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information « L’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.

L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction.

Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie. On doit prendre en compte  notamment, les mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie. »

Il faut donc avoir la possibilité de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité et que le support portant l’information procure à celle-ci la stabilité et la pérennité voulue. Pour apprécier l’intégrité d’un document, on tient compte, notamment, des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie.

Prouver l’intégrité d’un système

Selon l’Article 7 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information spécifie que « Il n’y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d’un document permettent d’assurer son intégrité, à moins que celui qui conteste l’admission du document n’établisse, par prépondérance de preuve, qu’il y a eu atteinte à l’intégrité du document. L’obligation de prouver la fiabilité des systèmes naît lorsqu’une personne qui conteste l’intégrité du document a réussi à établir, par prépondérance de preuve, qu’il y a eu atteinte à l’intégrité du document. En outre, l’intégrité est présumée en faveur du tiers qui génère un exemplaire ou une copie d’un document à partir d’un système ou d’un document d’une entreprise ou de l’État.»

Et la signature?

Comme spécifié plus haut la signature électronique produite à l’aide des technologies a la même valeur que celle produite sur un document papier, à condition de pouvoir démontrer son intégrité.

Elle  peut inclure des saisies de noms, les signatures ou en-têtes de courriel, les contrats par clic, des mots de passe et les images numérisées d’une signature manuscrite.

Cependant, pour ceux qui auront toujours des doutes et qui veulent se « blinder » il est possible d’avoir recours à la signature numérique qui contient un  lien entre le signataire et l’information signée a été renforcé grâce à la cryptographie.

S’il est vrai que dans un contexte de documents non-officiels, où les enjeux de fiabilité documentaire sont moindres et que la signature électronique est un moyen valable et rapide, il faut comprendre que dès l’instant où l’on passe aux documents officiels sous format électronique, la signature numérique est recommandée.

Il y a au Québec quelques firmes spécialisées qui offrent le service de certification de signatures numériques  en assurant la sécurité, la fiabilité et la conformité des  documents officiels électroniques.

[1] https://www.tresor.gouv.qc.ca/ressources-informationnelles/cadre-normatif-de-gestion-des-ressources-informationnelles/loi-concernant-le-cadre-juridique-des-technologies-de-linformation/foire-aux-questions/foire-aux-questions-integrite-dun-document-et-sa-valeur-juridique/