La méthodologie

Pour faire le choix d’une entreprise-conseil, on s’attardera dans une première étape sur la vision énoncée de la gouvernance de l’information, que celle-ci soit consignée à la fois sur papier et sur support technologique.

Dans une seconde étape, on portera une attention particulière à la méthodologie utilisée pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance des règles organisationnelles de gestion des documents.

• Pour la phase conception, un plan de gouvernance documentaire est un incontournable : il doit mettre l’emphase sur les processus d’affaires à mettre en place et à intégrer dans les orientations organisationnelles. La décision de procéder à des transferts de supports (numérisation) doit faire partie de l’analyse initiale.
• En mode développement, les premiers efforts doivent se concentrer sur l’établissement et l’adoption d’une structure de classification regroupant les fonctions et les activités des domaines d’affaires et de gestion interne. Des règles pour la gestion du cycle de vie de l’information pourront ensuite s’y greffer.
• À l’étape du déploiement, une solution logicielle simple et offrant toutes les fonctionnalités d’enregistrement, de repérage et de gestion du cycle de vie des documents doit être envisagée. L’accompagnement professionnel et technique proposé devra démontrer les capacités de la firme d’assurer la formation, l’accompagnement et le soutien du personnel dans la mise en application des nouvelles règles et des nouveaux outils de gestion documentaire.
• Enfin, la pérennité du système doit être assurée par un plan de maintenance des processus, des outils techniques et technologiques et des interventions de formation, d’accompagnement et de soutien des nouveaux personnels.

Les critères de sélection

L’entreprise à sélectionner doit avoir pignon sur rue. Le nombre d’années d’existence et la liste de ses clients provenant de sources variées des secteurs publics et privés sont à considérer. Le large éventail d’interventions est garant d’une offre de solutions ayant fait leurs preuves. L’organisation doit proposer des ressources professionnelles et techniques diplômées et expérimentées, qui ont pour leitmotiv la transmission de leur savoir et de leur savoir-faire.

Prenez le temps de vous renseigner avant de faire votre choix. Un choix qui impliquera un investissement important de ressources financières, matérielles et technologiques et une implication initiale et continue de vos ressources humaines.

Assurez-vous de vous doter d’un plan personnalisé qui vous aidera à faire harmonieusement la transition dans vos façons de gérer votre information.

Et, pour éviter des histoires d’horreur, méfiez-vous des intervenants pour qui la panacée réside d’abord et avant tout, dans une solution logicielle, souvent trop complexe pour les besoins à combler. Car la technologie est efficace lorsqu’elle automatise des processus rigoureux, jamais l’inverse.