Faciliter l’accessibilité, le partage, la collaboration et la transmission d’information à jour entre collègues et avec la clientèle, ne sont-elles pas des améliorations recherchées pour la plupart des organisations!

L’information étant à la base de tous les processus de travail, celle-ci  doit être accessible le plus facilement possible.  Pour y parvenir, l’implantation d’une solution logicielle est essentielle puisqu’elle permet entre autres:

• L’intégration d’une structure de classification commune dans laquelle chaque utilisateur retrouvera les rubriques correspondant à ses activités;
• L’intégration d’un calendrier de conservation dont les règles sont associées aux rubriques de la structure de classification;
• La gestion des documents papier et électronique;
• Un moteur de recherche permettant une recherche simple ou avancée;
• La gestion des versions;
• L’audit des actions réalisées dans la solution pour en mesurer la performance et le degré d’utilisation;
• La production de nombreux rapports, par exemple pour le déclassement, la liste des dossiers ou des documents enregistrés dans la solution, etc.;
• L’impression d’étiquettes;
• La gestion des emprunts des dossiers papier;
• Le contrôle des accès;
• Une sécurité optimale de l’information;

Emprunter le virage technologique veut dire entre autres, cesser de gérer des montagnes de documents papier dans des locaux inadéquats ou des documents électroniques dans des répertoires réseaux saturés, non organisés et souvent sans contrôle ou à l’opposé, au contrôle trop strict.

De plus, les organismes publics, qu’ils comptent 3 ou 3000 employés, sont soumis au même cadre réglementaire pour la gestion de leurs documents, et l’implantation d’une solution logicielle commune ne peut que faciliter l’application de leurs obligations légales.