Votre organisation a investi temps et argent pour bénéficier des avantages d’une solution de gestion intégrée des documents (GID) afin de répondre aux exigences légales inhérentes à la gestion documentaire dans les organismes publics. Cette solution doit devenir un outil quotidien et permanent permettant aux utilisateurs de développer de nouvelles habitudes dans la réalisation de leurs tâches.

Après quelque temps, les avantages de la solution sont déjà visibles pour certains, mais quelques utilisateurs rechignent encore à l’utiliser, invoquant sa complexité ou sous-estimant l’importance de déposer ses documents dans l’environnement de travail commun.  Les raisons sous-jacentes à cette résistance sont nombreuses, allant de la peur de faire des erreurs au manque de compétences techniques.

Rappelons d’abord les principaux avantages d’une solution de GID:

• La gestion des versions appliquée sur chaque document;
• Des informations fiables et à jour et une garantie de toujours disposer de la dernière version;
• La protection des documents contre les accès non autorisés;
• L’accessibilité aux documents grâce à des fonctionnalités de recherche spécifiques;
• La protection des documents contre la suppression accidentelle ou la perte;
• Une réponse plus rapide aux demandes d’accès à l’information;
• La conformité à la législation en matière de gestion des documents et des archives;
• La rationalisation de l’utilisation des espaces physiques et informatiques.

Pour assurer le suivi post-implantation, il est possible de :

• Mettre en place un comité permanent de GID composé du responsable organisationnel de la GID, d’un représentant de chaque unité et d’un membre de l’équipe de technologies de l’information;
• Réaliser des audits internes annuels à l’aide de la solution technologique de GID et des informations recueillies auprès des utilisateurs pour en dégager un constat et des recommandations;
• Faire le suivi de ces recommandations et mettre en place des mesures afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs;
• Être à l’écoute des besoins des utilisateurs;
• Diffuser des capsules d’information afin de rappeler la mise en œuvre de certaines tâches et de rallier les employés en valorisant leur rôle dans la gestion de l’information;
• Nommer un super-utilisateur qui pourra répondre aux questions et demandes de soutien;
• Assurer la formation du nouveau personnel et une formation continue des utilisateurs selon les besoins exprimés;
• Introduire un cycle de révision régulier des documents normatifs (politiques, procédures, instructions) et fondamentaux de GID (schéma de classification, calendrier de conservation, solutions technologiques) afin de s’assurer qu’ils demeurent actuels eu égard à l’évolution des besoins administratifs et de l’environnement légal et technologique;
• Éliminer l’utilisation de plateformes technologiques concurrentes et bien définir quels documents sont à classer dans chacune des plateformes et à quel moment de leur cycle de vie.

Il ne faut pas oublier que la GID est une gestion corporative et coopérative qui nécessite la responsabilisation et l’adhésion de tout le personnel et que cette adhésion doit être maintenue en tout temps!