Formation
Transmission de savoir-faire et de bonnes pratiques – Activités en salle ou en format téléformation via Internet – En direct et en mode interactif.
Gestar met à la disposition de toute organisation une équipe d’experts pour vous accompagner dans l’utilisation des outils de gestion documentaire.
Notre offre est variée et offerte sur mesure. Des activités peuvent être développées, organisées et animées sur une thématique qui répond aux besoins spécifiques de votre personnel :
- Lois, normes et bonnes pratiques
- Gestion intégrée des documents (GID)
- Technologies de l’information
- Solutions logicielles
Système de GID
Description:
Chaque système de gestion documentaire possède ses caractéristiques propres. La politique de gestion des documents, le schéma de classification, les règles de conservation et d’élimination et les solutions technologiques sont adaptés selon les champs de compétences et les besoins de chaque organisation. GESTAR offre des activités de formation adaptées à la réalité de tout type d’organisation publique ou privée, quelle que soit sa taille.
Objectifs:
- Familiariser le personnel avec les composantes du système de gestion documentaire de l’organisation et ses processus de mise en application.
Contenu:
- La politique de gestion documentaire
- Les caractéristiques du schéma de classification
- Les règles de conservation et d’élimination des documents et des dossiers
- Le traitement des documents actifs
- L’enregistrement, l’indexation et le repérage des documents
- L’application du calendrier de conservation
- Le transfert des semi-actifs
- L’archivage des documents de conservation permanente
- L’élimination des documents inutile
Durée: 3h.
Classification des dossiers
Description:
Les documents analogiques ou technologiques d’une organisation doivent être traités dès leur création ou leur réception.
Quels sont les documents à conserver et à classer après analyse? Quelle rubrique du schéma choisir pour la classification? Dans quel ordre seront classés les documents d’un dossier? Quelle sera la règle de conservation apposée au dossier pour la gestion du cycle de vie des documents qui le compose?
Objectifs:
- Acquérir les compétences pour être en mesure d’appliquer les principes et les règles logiques, utilitaires, fonctionnelles, efficientes et intègres dans la gestion des documents analogiques et technologiques d’une organisation.
- Explorer les techniques les plus performantes et adaptées pour effectuer l’analyse, la classification, la codification et le classement de vos documents.
- Faciliter et accélérer le classement et le repérage des documents, ainsi que l’élimination des documents périmés et obsolètes.
Contenu:
- Cadre légal et règlementaire
- Notions et définitions
- Trousse de départ
- Pour que le classement soit un succès
Durée: 3h.
Déclassement et archivage
Description:
Le corpus documentaire d’une organisation doit être épuré annuellement des éléments qui ne sont plus utiles à des fins administratives.
Quels sont les documents ou les dossiers à éliminer, en entier ou en partie? Quels sont ceux qui doivent être conservés en permanence, compte tenu de leurs valeurs historiques, archivistiques ou patrimoniales?
Objectifs:
- Se familiariser avec l’application d’un calendrier de conservation
- Se doter d’une méthodologie de gestion du cycle de vie des documents
- Se doter d’une méthodologie de traitement des documents actifs et semi-actif
- Évaluer les avantages de l’automatisation du processus
Contenu:
- La planification des opérations de gestion du cycle de vie
- L’organisation ou l’utilisation d’un dépôt des semi-actifs et d’un centre d’archives
- Le traitement des dossiers physiques semi-actifs
- L’élimination des dossiers physiques inactifs à détruire
- Le versement dans les archives des dossiers physiques de conservation permanente
- L’élimination ou le versement dans les archives des documents technologiques.
- La planification et l’automatisation des opérations de traitement
- Le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques.
Inclut une procédure de déclassement et d’archivage pour votre organisation.
Durée: 3h.
Documents forte valeur
Description:
Les documents sans lesquels la continuité de vos activités est impossible sont d’une importance capitale. Il est essentiel que vous puissiez identifier vos documents à forte valeur afin d’en privilégier la gestion. Cette activité vous permettra de mener à bien le questionnement visant à identifier ces documents et à les gérer.
Objectifs:
- Comprendre ce qu’est un document à forte valeur et identifier les activités qui les génèrent
- Établir une liste des responsables du programme de gestion des documents à forte valeur
- Identifier les documents à forte valeur avec l’aide des responsables du programme
- Mettre en place un réseau d’acteurs-clés à impliquer dans la gestion de ces documents
Contenu:
- Définition et caractéristiques des documents à forte valeur
- La grille d’identification des activités générant des documents à forte valeur d’une organisation
- L’établissement d’une liste de responsables
- La grille d’identification des documents à forte valeur
- Les étapes de mise en fonction d’un programme de gestion des documents à forte valeur
Inclut une procédure pour privilégier les documents à forte valeur.
Durée: 3h.
Documents technologiques
Description:
Afin que des documents technologiques puissent être acceptés à titre de preuve devant les tribunaux, il faut être en mesure d’en prouver l’authenticité et l’intégrité.
Ce cours vous introduira à la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information ainsi que sur les méthodes à utiliser pour vous assurer que vos documents technologiques répondent à ses exigences.
Objectifs:
- Identifier les principaux articles de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information qui concernent les documents technologiques
- Évaluer quels formats de fichiers répondent aux exigences de la Loi
- Assurer l’intégrité et l’authenticité de vos documents technologiques
- Élaborer une procédure de conversion des documents technologiques
Contenu:
- Éléments de la loi affectant les documents technologiques
- Liste des formats de fichier pouvant répondre aux exigences de la loi
- Méthodes d’authentification des documents technologiques
- Méthodologie permettant d’en assurer l’intégrité
Inclut une procédure de gestion des documents technologiques pour votre organisation.
Durée: 3h.
Numérisation
Description:
Dans une organisation, le processus de transfert de support par la numérisation des documents doit être évalué, planifié et systématisé afin d’assurer l’intégrité, l’authenticité, la pérennité et l’exploitabilité des documents technologiques qui en résultent.
Avant d’entreprendre un projet de numérisation d’une ou de plusieurs séries documentaires, il est essentiel de bien maîtriser les possibilités et les exigences de cette solution technologique comme alternative aux documents en format papier.
Objectifs:
- Se familiariser avec les techniques de numérisation des documents
- Identifier les contraintes et les problèmes à anticiper
- Évaluer et planifier un projet de numérisation
Contenu:
- Les types de transfert de support ou de format
- Pourquoi numériser des documents?
- Les ressources requises
- Le processus de réalisation
- Les aspects légaux liés à la numérisation des documents
- Les aspects de gestion documentaire liés à la numérisation des documents
- La planification et la réalisation d’un projet de numérisation
Inclut un formulaire de cueillette de données pour la réalisation d’un projet de numérisation de documents.
Durée: 3h
Gestion des courriels
Description:
La communication au moyen de courriels est devenue la méthode principale pour échanger des informations entre collègues. L’information transmise n’a pas toujours la même valeur et la quantité peut rapidement devenir incontrôlable. Pour vous aider à faire le tri, nous vous offrons une formation sur la gestion des courriels.
Objectifs:
- Analyser vos courriels pour identifier les éléments pouvant servir au classement et au repérage
- Organiser vos dossiers de courriels afin d’en maximiser la gestion, le classement et la recherche
- Définir une méthodologie de gestion de courriels indésirables
- Planifier et mettre en fonction une méthodologie d’archivage
Contenu:
- Liste d’éléments à tenir en compte lors de l’analyse des courriels
- Exemples de classifications courantes
- Identification des courriels importants
- Méthodes de recherche usuelles
- Gestion de courriels indésirables
- Méthodologie d’archivage
Durée: 3h.