Politiques et procédures
Mettre en place un cadre normatif pour les utilisateurs du système de GID constitue un élément clé de son utilisation, mais également un moyen d’en assurer la pérennité.
Nous offrons notre expertise pour développer et mettre en œuvre des outils qui vous permettront de préciser vos attentes et les mesures à prendre pour les atteindre.
Trois outils principaux sont entre autres nécessaires pour atteindre ces objectifs: une politique, un guide et une procédure.
Politique pour la gestion intégrée des documents
Dans le cas des organismes publics québécois, cette politique, aussi appelée Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs, est une exigence de la Loi sur les archives.
Ce document normatif officialise et encadre, pour les organismes publics et privés, les règles et procédures pour la gestion des documents en définissant les éléments suivants :
- L’objet de la politique
- Le cadre juridique
- Les objectifs visés
- Les principes généraux
- Les rôles et responsabilités de chaque utilisateur
Procédures de gestion de l’accès aux documents et de protection des renseignements personnels.
Mesures à mettre en place par les organismes publics et privés afin de respecter les modalités de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Ces outils spécifient les façons de faire pour répondre aux exigences légales dans le cadre de la protection des renseignements personnels, de la gestion de l’accès et des demandes de rectification de renseignements, pour élaborer et maintenir à jour un Registre de communication des renseignements personnels, un Inventaire des fichiers de renseignements personnels et un Registre des incidents de confidentialité.