Outil de gestion documentaire essentiel, le calendrier de conservation permet d’endiguer la masse documentaire, d’amoindrir les coûts d’entreposage et de constituer l’histoire organisationnelle.

Il permet également de déterminer le sort final des unités documentaires en indiquant aussi quels sont ceux qui, devenus inutiles, devront être conservés de manière permanente comme documents d’archives et lesquels seront éliminés.

Recueil des règles qui déterminent la durée de vie et le sort final de tous les documents gérés par une organisation, il est relié de façon directe au schéma de classification afin de faciliter la gestion du cycle de vie, voire de l’automatiser, notamment dans un système de gestion intégrée des documents (GID). Quel que soit le format des documents, des systèmes informatiques et bases de données utilisés fréquemment ou occasionnellement à des fins administratives, financières ou juridiques, la réalisation d’un calendrier de conservation n’aura que des avantages :

• La réponse aux obligations légales pour les ministères et organismes gouvernementaux.
• La diminution de la masse documentaire.
• La conservation permanente de l’information pertinente.
• L’amélioration de l’état de conservation des documents.
• La réduction des coûts de conservation par la récupération des espaces physiques et numériques sur les réseaux.
• L’augmentation de l’efficacité administrative.
• L’identification et l’entreposage des documents à conserver temporairement après leur phase utile dans les affaires courantes.
• L’identification et l’entreposage ou le stockage en format technologique des documents qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
• L’identification et la protection des documents essentiels, c’est-à-dire indispensables à la continuité de l’organisation et à son fonctionnement advenant un sinistre.
• L’élimination des exemplaires secondaires dès la fin de leur durée de vie active.