À quelles obligations légales doit-on se conformer dans le cadre de la gestion des documents et dossiers technologiques?
Déjà très présentes dans le quotidien de l’administration municipale et des citoyens, les technologies numériques en constante évolution transforment à un rythme exponentiel les processus de création, de réception, de conservation et de transmission de l’information et des documents. À la fin de l’année 2017, le gouvernement du Québec annonçait les grandes lignes de sa stratégie de transformation numérique et c’est maintenant toute l’administration provinciale qui prend le virage, notamment en se mouvant vers une plus grande accessibilité des services au public via les technologies numériques. Dans l’administration municipale, les documents naissent depuis longtemps déjà principalement sur support technologique, mais il demeure encore des réticences à conserver sur ce support d’information jusqu’au sort final des documents, en particulier pour certaines pièces à forte valeur. Une incertitude est bien palpable sur les risques associés à la conservation numérique, mais surtout sur les aspects légaux qui la concernent. Quelles sont donc ces obligations légales spécifiquement applicables qu’il nous faut connaître?
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