La gestion documentaire ne se résume pas à une activité de classement.  Avec la transformation numérique que nous vivons depuis quelques années, les organisations doivent se résoudre à adopter de nouvelles façons de faire pour se conformer aux bonnes pratiques et ne pas rater le bateau.

L’information étant LA donnée essentielle qui fait rouler une organisation, mettre en place un système de gestion documentaire efficace est aussi important que le service Marketing et Ventes.  Une expertise et des ressources spécialisées sont essentielles pour mettre en place des outils performants, facilement utilisables et qui permettront à une organisation de répondre à ses obligations et réaliser ses mandats avec une information utile, à jour et accessible. Parce que c’est ça la gestion documentaire.

Une fois ce constat admis, reste à mettre en place les bonnes mesures. Pour ce faire, de nouveaux outils doivent être développés et implantés, quitte à investir  temps et argent.  La transformation numérique implique de faciliter l’organisation, la gestion, la diffusion et la préservation du patrimoine documentaire en donnant la priorité à l’information numérique.

Utiliser les bons outils

Plan de classification, calendrier de conservation et cadre normatif sont les outils obligés pour un système efficace. Ils permettent une normalisation des tâches et facilitent le classement ou le déclassement souvent considérés comme une corvée.   Ce faisant, les principales frustrations en lien avec la gestion documentaire se verront évacuées:

• Structures de classification multiples
• Manque d’uniformité ou absence de norme dans la façon d’identifier les documents
• Accumulation de dossiers dans les classeurs et entrepôts
• Perte de temps en recherche (30% du temps des employés selon Association Américaine du Management de l’Information)
• Détermination de la durée de vie d’un document
• Accumulation de doublons
• Choix de la bonne version d’un document à utiliser
• Suppression d’un document par erreur
• Sécurité et confidentialité de l’information aléatoires

De plus, l’utilisation d’une solution de GID permet l’automatisation des processus reliés à la gestion documentaire tout en permettant les actions suivantes:

• Respecter les prescriptions légales (protection des renseignements personnels, loi sur les archives, etc.)
• Utiliser une structure de classification commune
• Centraliser l’ensemble de la documentation
• Gérer les flux de travaux (workflows)
• Intégrer le plan de classification et le calendrier de conservation
• Accéder à la documentation à distance via le Web
• Spécifier les droits d’accès selon des profils d’utilisateurs
• Stocker et gérer un volume important de fichiers
• Rechercher facilement des informations et des documents
• Gérer les versions des documents
• Travailler en collaboration
• Connecter les différents systèmes (intranet, Internet, bases de données)
• Effectuer une recherche simple ou avancée, incluant des métadonnées
• Produire des listes de déclassement des dossiers

Il existe sur le marché plusieurs solutions, certaines très élaborées, d’autres plus modestes, les prix étant proportionnels aux fonctionnalités ou au nombre d’utilisateurs par exemple. Une bonne analyse des besoins est nécessaire.

Conclusion

La gestion documentaire ne se limite pas au classement des documents papier. Elle englobe toutes les activités inhérentes à rendre l’information fluide, accessible et surtout pertinente. Peut-être faut-il considérer la mise en place d’une vraie gestion documentaire non pas comme une dépense, mais comme un investissement.