Certification ISO 9001 et gestion documentaire
Les exigences de la norme pour la documentation d’une entreprise
La norme ISO 9001 décrit les exigences d’un système de gestion de qualité dont les objectifs particuliers sont d’améliorer la performance économique, d’accroître la productivité tout en diminuant les coûts associés à la non-qualité, d’harmoniser les spécifications des produits et services et enfin donner confiance aux clients.
Pour être certifiée ISO une organisation doit documenter son système de gestion et doit comprendre des documents relatifs à :
- Domaine d’application du système de gestion de la qualité;
- Processus nécessaires au système de gestion de la qualité;
- Politique qualité;
- Objectifs qualité et actions pour les atteindre;
- Ressource pour la surveillance et la mesure ainsi que la preuve de la vérification et de l’étalonnage;
- Connaissances nécessaires pour l’obtention de la conformité des produits et services;
- Preuve des compétences du personnel;
- Processus et exigences relatives aux produits et services;
- Résultats de la revue des exigences relatives aux produits et services;
- Processus de conception et développement;
- Éléments de sortie de la conception et du développement;
- Modifications de la conception et du développement;
- Résultats des évaluations, de la surveillance des performances et des réévaluations des prestataires externes;
- Toutes informations nécessaires pour la traçabilité des éléments de sortie des processus;
- Résultats de la revue (réunion) des modifications;
- Preuve de conformité aux critères d’acceptation, ainsi que les informations nécessaires pour pouvoir assurer la traçabilité jusqu’à la personne ayant autorisé la libération des produits et services;
- Actions menées sur éléments de sortie (décisions et actions) et les produits et services non conformes;
- Résultats des activités de surveillance et de mesure;
- Preuve de la mise en œuvre du programme d’audits et ses résultats;
- Conclusions des revues de direction;
- Preuve de la nature des non-conformités et de toute action menée ultérieurement, comprenant les résultats de ces actions.
De plus, l’information doit être de qualité, pertinente, à jour et accessible à tous les utilisateurs concernés par le processus de travail décrit par les documents.
Une solution pour la gestion des documents
La mise en place d’une solution logicielle ou solution GID (gestion intégrée des documents) permet de respecter les exigences de la norme ISO 9001 en ce qui a trait à la gestion des documents en permettant entre autres de:
- Mettre en place une structure commune pour le dépôt des documents;
- Assurer l’intégrité des documents;
- Gérer le cycle de vie des documents;
- Gérer les versions des documents et faciliter le processus de validation;
- Assurer la sécurité et la confidentialité de l’information;
- Rechercher des documents à partir de mots-clés simples ou de critères plus précis, voire de métadonnées spécifiques qui s’appliquent aux documents et activités de l’entreprise.
Fonctionnalités d’une solution de GID
La solution de GID permet donc l’intégration d’un plan de classification contenant des rubriques qui correspondent aux activités de l’organisation et d’un calendrier de conservation permettant de planifier le cycle de vie des documents.
En plus d’assurer le respect des bonnes pratiques et de l’environnement réglementaire propre au domaine d’affaires, une solution GID permet de rentabiliser le temps de travail par l’uniformisation des outils de gestion documentaire, de travailler avec de l’information pertinente et à jour.